Hey & Hallo!
Wenn es um das Thema Bloggen geht, liest man oft von Kooperationen und PR Samples. Aber dahinter steckt so viel mehr! Denn wer Kooperationen mit Firmen eingeht und/oder PR Samples kostenlos zur Verfügung gestellt bekommt - der muss (!) ein Kleingewerbe für seinen Blog beantragen. Und dies bedeutet natürlich auch, dass 1x jährlich die Steuererklärung ansteht. Damit die Steuererklärung nicht zum Horror-Erlebnis und zum absoluten Graus wird, habe ich ein paar Tipps was die monatliche Buchführung angeht. Denn wer in der Buchführung organisiert und zielstrebig vorgeht, für den ist die Steuererklärung ein Klacks. Ich selbst bin da mittlerweile sehr routiniert und halte meine Dateien immer aktuell. Das heißt auch, dass ich meine Steuererklärung bereits im Januar mache und dafür kaum eine Stunde benötige. Wenn man erst einmal den Dreh raus hat, geht es einfach super schnell. Aber die Ordnung ist das A und O. Wie meine monatliche Buchführung aussieht, möchte ich heute einmal mit euch im Detail teilen und hoffe euch so noch den ein oder anderen Tipp mit an die Hand geben zu können. Ich habe oft das Gefühl, dass das Thema "Steuern" und "Buchführung" absolutes Tabuthema sind und sich hier niemand in die Karten blicken lässt - allerdings verstehe ich so absolut gar nicht warum. Es ist weder ein Geheimnis noch ein Hexenwerk aber zwingend notwendig und jeder muss es tun.
Um die Steuererklärung zum Klacks werden zu lassen, ist die richtige Organisation das A und O. Jeder hat sicherlich sein eigenes System, heute möchte ich euch jedoch meins vorstellen. Ich habe mein System super vereinfacht und es geht alles ganz schnell und einfach. Natürlich möchte ich damit nicht sagen, dass dies das Nonplusultra System ist - aber ich fahre damit super gut und kann es euch daher ebenso ans Herz legen. Gerne kannst du dir bei meinem System auch Anregungen holen und es auf deine Bedürfnisse und deinen Blog entsprechend anpassen. Für meine Vorgehensweise braucht man keine Superskills oder teure Programme. Ich arbeite hauptsächlich mit Microsoft Office. Zum Großteil mit Excel. Aber keine Sorge, Basic Kenntnisse reichen hierfür mehr als aus.
DAS BENÖTIGST DU
für eine einfache Organisation
Auf meinem Desktop habe ich einen extra Ordner für meinen Blog. Einer der Unterordner hierfür ist der Ordner "Finanzen". Ein sehr wichtiger Unterordner, den jeder Blogger besitzen sollte. Ich versuche meine Struktur so knapp aber dennoch so ausreichend wie möglich zu handhaben. Knapp genug bemessen, sodass man den Überblick nicht verliert, aber dennoch so aufgegliedert, dass man nicht suchen muss. So hat man jederzeit alle Informationen und Dateien parat und kann sofort darauf zugreifen.
Meine Unterordnerstruktur im Ordner "Finanzen" sieht wie folgt aus:
ARCHIV
Hier findet man alte Steuerjahre, die ich noch aufbewahre aber aktuell nicht mehr benötigt werden. Ihr wird nach Jahren sortiert und jeweils mit den jeweiligen Unterordnern die ich für die Jahre verwendet habe.
AUSGABEN & EINNAHMEN
Hier befinden sich zwei Excel Dateien (= 1x Einnahmen und 1x Ausgaben). Desweiteren gibt es einen weiteren Unterordner der sich "Nachweise" nennt. Hier habe ich Rechnungen und Nachweise für meine Ausgaben gespeichert um schnell und einfach darauf zurückgreifen zu können. Hier speichere ich auch eingescannte Belege/Rechnungen.
RECHNUNGEN
Hier lege ich alle Rechnungen die ich an Firmen ausstelle ab. Ich speichere die Rechnungen als Word-Datei ab. An die Firmen werden sie jedoch immer als pdf geschickt. Ich mag das Word Format zum ablegen einfach lieber, daher habe ich dieses für meine Organisation gewählt. Außerdem habe ich in diesem Ordner eine Rechnungs-Vorlage, sodass ich diese immer gleich verwenden kann, wenn ich eine neue Rechnung ausstelle. Infos wie man eine Rechnung ausstellt findest du hier.
STEUERERKLÄRUNG
In diesem Ordner habe ich alles rund um die Steuererklärung. In diesem Ordner habe ich mein Elster Zertifikat gespeichert, welches man benötigt um die Steuererklärung Online machen zu können. Außerdem ist in diesem Ordner noch ein Unterordner namens "Finanzamt" hinterlegt. Dieser Unterordner ist erneut aufgeteilt in die verschiedenen Steuerjahre. Dort speichere ich dann die Dateien ab, die ich im Rahmen meiner Steuererklärung an das Finanzamt gesendet habe. So kann ich jederzeit nochmal nachsehen, was ich in den vergangenen Jahren alles eingetragen hatte.
Nun geht es aber direkt weiter, wie ich meine monatliche Buchführung so handhabe. Hier sage ich gleich dazu, dass "monatliche Buchführung" nicht ganz zu trifft. Denn ich kümmere mich ständig um meine Finanzen. Ich habe Zahlungsziele ständig im Visier und trage Einnahmen & Ausgaben sofort ein. Das passiert zwar nicht täglich, aber dennoch auch mehrmals im Monat. Das ist jedoch von Blogger zu Blogger individuell, da es letztlich darauf ankommt wie viele Kooperationen bzw finanzielle Dinge beim Blog im Spiel sind. Bei den einen mehr bei den anderen weniger. Aber egal wie viel es letztlich ist, die Vorgehensweise hat sich bei mit etabliert und als super herausgestellt, daher nun zur konkreten Vorgehensweise in meinem Fall. Wie bereits erwähnt, arbeite ich mit Excel Dateien. Und wie ich diese konkret aufgebaut habe um den Überblick nicht zu verlieren, zeige ich euch nun genauer.
So ordne ich meine Blog Ausgaben:
MEINE AUSGABEN
So sieht die Struktur meiner Ausgaben aus. Ich habe insgesamt 3 verschiedene Kategorien in denen ich meine Ausgaben für den Blog strukturiere. Da alle 3 Kategorien in der Steuererklärung auch einzeln angegeben werden müssen, ist es nur sinnvoll diese auch separat anzuordnen.
AUSGABEN
Ganz oben trage ich meine regulären Ausgaben für den Blog ein. Darunter zählt zB wenn ich mir eine neue Kamera oder ein neues Objektiv zulegen. Das sind Ausgaben die ich direkt für den Blog tätige und daher auch entsprechend von der Steuer absetzen kann.
REISEKOSTEN
Hier trage ich meine Reisekosten ein, die mir im Rahmen einer Hotel Kooperation entstehen. Hierunter zählt zB die An- und Abreise. D.h. sollte ich zB mit dem Zug anreisen würde ich hier mein Zugticket eintragen oder bei Anreise mit dem Auto zB wie viel Tank verbraucht worden ist - hier muss man zusätzlich wissen, dass es Regelungen gibt wie viel man pro Kilometer an Preis anrechnen darf.
BEWIRTUNG
Bei Bewirtungskosten trage ich die Kosten ein, die mir im Rahmen einer Kooperation für die Bewirtung entstanden sind. Das sind meist die Kosten, die nicht automatisch vom Hotel übernommen werden sondern im ersten Schritt vom Kunden (= also dem Blogger) zu begleichen sind.
So ordne ich meine Blog Einnahmen:
MEINE EINNAHMEN:
Meine Einnahmen im Rahmen von Kooperationen mit Firmen trage ich sehr konkret ein, da ich über diese Liste auch die Zahlungseingänge prüfe. Selbstverständlich ist alles geordnet nach Rechnungsnummern. Danach trage ich zur besseren Übersicht noch den Monat ein, genauso wie den Kunden um den es ging und ob die Kooperation direkt mit dem Kunden oder einer Agentur entstanden ist. In meinem Blogpost über das digitale Media Kit habe ich euch bereits gezeigt, dass ich Kooperationen mit Firmen auch in sogenannten Leistungspaketen anbiete. Daher unterscheide ich hier auch nochmal nach Leistung/Paket, Einzelpreis und Gesamtpreis. Ansonsten gliedere ich noch wann die Rechnung ausgestellt wurde, wann das Zahlungsziel ist (also bis wann die Firma Zeit hat zu überweisen) und der letzte Punkt ist Rechnungs-Eingang, also wenn die Rechnung dann final von der Firma überwiesen und beglichen wurde. So findet man den Zahlungseingang dann auch auf den Kontoauszügen super schnell wieder. Was ich außerdem mache ist, dass ich die Spalten die noch nicht bezahlt wurden in rot markiere. So habe ich sofort auf einem Blick vor mir, welche Zahlung noch aussteht. Sobald eine Rechnung beglichen ist, markiere ich die Zeile dann schwarz.
TIPP: Achtet darauf, dass in der Datei die Spalte Preis bei allen Kategorien in der gleichen Zeile steht. So könnt ihr mit Excel diese Spalte markieren und seht gleich den Gesamtpreis und müsst die Preise nicht händisch zusammenzählen.
ORDNER ZUM ABLEGEN VON DOKUMENTEN
Oben unter dem Punkt "Das benötigst du" habe ich noch einen Ordner aufgezählt. Ihr habt bisher gesehen, dass das meiste meiner Organisation am PC stattfindet. Das ist auch die einfachste Lösung für alles. Dennoch macht es bei einigen Sachen auch durchaus Sinn einen Ordner parat zu haben, in dem man Dokumente, Verträge & Co ablegt. In meinem Ordner habe ich zB Dinge abgelegt wie meinen Vertrag mit Google, Unterlagen vom Finanzamt, meine Gewerbeanmeldung und noch einiges weiteres. Das sind Dateien die ich nicht eingescannt habe und im Ordner aufbewahre. So Dinge wie Rechnungen & Co machen für mich ausgedruckt in einem Ordner allerdings wenig Sinn. Diese habe ich lieber am PC. Das hat auch den Vorteil, dass der Ordner immer aufgeräumt und übersichtlich ist und nicht aus allen Nähten platzt.
Ich kann abschließend jedem nur raten, sein eigenes Ordnungs- und Ablagesystem zu perfektionieren. Meines ist mit Sicherheit auch nicht perfekt, aber für mich funktioniert so einfach alles am besten. Für mich ist die jährliche Steuererklärung am Anfang des Jahres absolut nicht schlimm. Ich setze mich einfach gemütlich mit einem Kaffee hin und trage meine Punkte in die Online Erklärung ein. Das Ganze nimmt ca. eine Stunde in Angriff und wird im Anschluss direkt Online an das Finanzamt geschickt. Ordnung ist einfach das halbe Leben, daran gibt es nichts zu rütteln. Aber vor der Steuererklärung braucht man wirklich keine Angst zu haben. Wenn man alle Dateien gut geordnet hat, dann geht das alles auch super schnell. Keine Panik! Es ist wirklich ein Klacks.
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